Panduan Back Office

Back Office adalah situs web untuk pemilik dan manajer mengatur usaha: produk, harga, stok, pegawai, perangkat, promo, dan melihat laporan. Dibuka dari browser (komputer atau tablet) di alamat yang diberikan (mis. https://app.contoh.com).

1. Mulai#

Mendaftar dan masuk#

1. Di halaman masuk, pilih Daftar bisnis baru. Isi nama bisnis, jenis bisnis (restoran/F&B atau retail), nama dan email pemilik, serta kata sandi. Anda otomatis menjadi Owner, dan satu outlet pertama dibuat.
2. Usaha baru mendapat masa uji coba 14 hari (paket Growth). Tanggalnya ada di Akun → Langganan.
3. Lupa kata sandi? Pakai Lupa password di halaman masuk.

Dasbor dan panduan memulai#

Dasbor menampilkan penjualan hari ini, jumlah transaksi, rata-rata per transaksi, tren 7 hari, penjualan per jam, produk terlaris, dan peringatan (stok minimum/negatif, transaksi bertanda, shift yang masih terbuka).

Kartu Mulai berjualan dengan SafePOS memandu lima langkah, dan tercentang otomatis dari data nyata:

1. Lengkapi nama usaha, pajak, dan struk.
2. Tambahkan produk.
3. Tambahkan kasir ber-PIN.
4. Aktifkan perangkat kasir.
5. Lakukan penjualan pertama.

Ingin mencoba dulu? Di kartu itu ada Tambah data contoh (menu restoran atau produk toko). Hanya tersedia saat katalog masih kosong, dan bisa dihapus dengan Hapus data contoh tanpa menyentuh produk Anda sendiri. Kartu bisa disembunyikan dengan Sembunyikan.

Menu di samping dikelompokkan dan dapat dibuka-tutup. Item yang tidak terlihat berarti peran Anda belum diberi izinnya, atau fiturnya tidak termasuk paket Anda. Tombol ◐ di sudut mengganti tema terang/gelap.

2. Katalog#

Kategori#

Katalog → Kategori: kelompok produk agar mudah dicari di kasir (boleh bertingkat). Kategori yang masih berisi produk tidak bisa dihapus; pindahkan atau hapus produknya dulu.

Produk#

Katalog → Produk → + Produk. Isian utama:

• Nama, kategori, satuan, dan apakah kena PPN.
• Jenis: sederhana (satu harga), bervarian (ukuran/rasa dengan harga masing-masing), paket (gabungan produk), atau timbang (jumlah desimal, mis. kg).
• Varian: nama, SKU, barcode, harga jual, dan modal (HPP). SKU dan barcode tidak boleh ganda.
• Lacak stok: aktifkan agar stok berkurang otomatis saat terjual (lihat Inventori).
• Stasiun (restoran): Dapur/Bar tujuan tiket saat pesanan dikirim.
• Modifier: grup pilihan tambahan yang berlaku untuk produk ini.

Produk bisa dicari, difilter per kategori/status, dinonaktifkan, atau dihapus. Perubahan sampai ke semua kasir otomatis dalam hitungan detik (atau saat kasir kembali online).

Modifier#

Katalog → Modifier: grup pilihan seperti level gula atau topping. Atur minimal/maksimal pilihan (minimal 1 = wajib dipilih) dan tambahan harga tiap pilihan.

Harga Outlet#

Katalog → Harga Outlet: harga khusus per outlet atau sembunyikan produk di outlet tertentu (mis. menu hanya ada di cabang A).

Label Barcode#

Katalog → Label Barcode: pilih produk dan jumlah label, lalu cetak. EAN-13 dipakai untuk barcode 13 digit, selain itu CODE 128.

Impor & Ekspor#

Katalog → Impor & Ekspor: kelola banyak produk sekaligus lewat CSV (Excel/Google Sheets). Ada Periksa saja (simulasi tanpa menyimpan) untuk melihat galat per baris sebelum benar-benar mengimpor, dan Ekspor ke CSV untuk mengunduh katalog. Impor yang sama dua kali memperbarui, bukan menggandakan.

3. Pengaturan toko#

Pajak & Struk#

Toko & Perangkat → Pajak & Struk (per outlet):

• PPN (mis. 11%) dan apakah harga sudah termasuk PPN; service charge (mis. 5%) dan apakah PPN dikenakan atas service.
• Pembulatan total (tanpa, ke 100, 500, atau 1.000).
• Nama usaha, NPWP, teks header/footer struk, dan lebar kertas (58/80 mm).
• Larang jual saat stok habis (kasir tidak bisa menjual barang bersaldo nol; penjualan offline tetap diterima dan bisa membuat stok minus).

Perubahan pajak berlaku untuk transaksi berikutnya; kasir yang masih memakai angka lama akan diminta menyegarkan data.

Outlet#

Toko & Perangkat → Outlet: tambah/ubah cabang (nama, kode, mode restoran/retail, zona waktu). Jumlah outlet dibatasi paket.

Meja & Dapur (restoran)#

Toko & Perangkat → Meja & Dapur: buat area (Indoor, Teras) dan meja (bisa banyak sekaligus), serta stasiun (Dapur, Bar) tujuan tiket pesanan. Layar dapur (KDS) menampilkan tiket sesuai stasiun.

Perangkat#

Toko & Perangkat → Perangkat: tablet/PC kasir dan layar dapur yang terdaftar.

• Buat kode aktivasi (pilih outlet dan tipe POS atau KDS) → masukkan kode di aplikasi kasir. Kode sekali pakai dan cepat kedaluwarsa.
• Perangkat yang hilang atau tidak dipakai bisa dicabut; datanya tidak terhapus. Jumlah perangkat dibatasi paket.

Pembayaran (non-tunai)#

Toko & Perangkat → Pembayaran: QRIS, GoPay, dan Virtual Account (BCA, BNI, BRI, Permata) lewat Midtrans. Isi Server Key (disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan lagi), pilih lingkungan (sandbox/produksi), uji koneksi, dan pilih metode yang aktif. Salin URL webhook yang ditampilkan ke dashboard Midtrans. Untuk uji coba tersedia mode simulator tanpa akun Midtrans (tombol "terima dana" ada di Back Office); tidak tersedia di produksi.

4. Pegawai dan hak akses#

Pegawai#

Tim & Akses → Pegawai → + Pegawai: nama, peran, outlet tempatnya bertugas, dan PIN POS 4–6 digit untuk masuk ke kasir. Reset PIN bila lupa. Pegawai bisa dinonaktifkan tanpa menghapus riwayatnya.

Peran & Izin#

Tim & Akses → Peran & Izin: peran bawaan Owner (semua), Manajer, Kasir, dan Dapur tidak dapat diubah. Buat peran kustom dengan mencentang izin yang diperlukan. Izin penting: memberi diskon, diskon besar, void/retur (tanpa izin ini kasir perlu PIN Manajer), membuka shift, kas masuk/keluar, mengelola stok, melihat laporan.

Log Aktivitas#

Tim & Akses → Log Aktivitas: catatan tidak dapat diubah atas aksi penting (login, perubahan produk/harga/pengaturan, diskon, pembatalan, perubahan stok, promo, dan lainnya) beserta pelakunya.

5. Penjualan dan laporan#

Transaksi#

Penjualan → Transaksi: seluruh penjualan semua outlet; cari/filter, buka detail, dan batalkan (butuh izin; tidak untuk transaksi non-tunai). Transaksi dari kasir offline yang janggal diberi penanda (mis. harga berbeda, persetujuan diberikan offline); Manajer memeriksanya lalu menandai sudah ditinjau.

Shift Kasir#

Penjualan → Shift Kasir: daftar shift, modal awal, penjualan tunai, kas masuk/keluar, kas diharapkan vs dihitung, dan selisih. Shift yang lupa ditutup kasir bisa dilihat di sini.

Laporan#

Penjualan → Laporan: pilih rentang tanggal (maks. 400 hari), outlet, dan pengelompokan harian/mingguan/bulanan. Laporan yang tersedia: Ringkasan penjualan, Per produk, Per kategori, Per kasir, Per metode bayar, Per jam, Laba kotor, Shift & kas, Inventori, Stok negatif, dan Galat sinkron. Setiap laporan dapat diekspor ke CSV, Excel (XLSX), atau PDF; ada pula ekspor seluruh transaksi (CSV/XLSX) untuk jumlah besar. Tanggal dan jam dihitung menurut zona waktu tiap outlet. Ekspor membutuhkan paket yang menyertakan fitur ini.

6. Inventori#

Aktifkan Lacak stok di produk yang ingin dihitung stoknya. Seluruh saldo = jumlah pergerakan (riwayat tidak bisa diubah).

• Stok: saldo per outlet, stok minimum dengan peringatan, dan riwayat pergerakan per produk. Penyesuaian manual (rusak/hilang/ditemukan) dengan alasan.
• Pecah stok: memecah satu barang menjadi beberapa kemasan kecil, misalnya 1 karung gula menjadi gula 1 kg, 0,5 kg, dan 0,25 kg. Buka Inventori → Stok, tekan Pecah pada barang sumber (atau Pecah stok di atas), isi jumlah yang dipecah, lalu tambahkan barang hasil beserta jumlahnya. Isi kolom Isi per unit (mis. karung 25 kg; kemasan 1, 0,5, dan 0,25 kg) agar sistem menghitung susut dan membagi modal sesuai isi; isi ini diingat untuk pecah stok berikutnya. Stok sumber berkurang, stok hasil bertambah, dan nilai persediaan tidak berubah. Sumber tidak boleh dipecah melebihi stoknya, dan isi seluruh hasil tidak boleh melebihi isi sumber. Barang sumber dan hasil harus sudah Lacak stok. Setiap pecah stok tercatat di Riwayat pecah stok.
• Pembelian: kelola supplier dan Purchase Order (draft → dipesan → sebagian → selesai/batal). Penerimaan boleh sebagian; saat diterima stok bertambah dan modal rata-rata produk diperbarui otomatis.
• Opname & Transfer: opname = hitung fisik lalu sesuaikan selisih saat disetujui. Transfer antar outlet (draft → dikirim → diterima).
• Resep (BOM): bahan baku tiap hidangan. Menjual hidangan otomatis mengurangi stok bahan sebesar takaran resep.
• Retur dari kasir mengembalikan stok bila dipilih, dan tercatat di riwayat.

7. Pelanggan & promo#

• Pelanggan: daftar, cari, tambah/ubah/hapus. Detail memuat saldo poin, total belanja, jumlah kunjungan, riwayat poin, dan transaksi terakhir. Sesuaikan poin manual (koreksi/hadiah) dengan alasan. Nomor telepon dinormalkan dan unik.
• Program Poin: aturan perolehan (mis. tiap Rp 10.000 dapat 1 poin), nilai tukar 1 poin (mis. Rp 100), dan minimum tukar. Poin dihitung dari total akhir; pembatalan transaksi membalik poin.
• Promo: diskon otomatis di kasir (berlaku juga offline). Pilih jenis (persen, nominal, atau beli X gratis Y), berlaku untuk (seluruh transaksi, produk tertentu, atau kategori), minimum belanja, batas potongan, hari/jam, masa berlaku, outlet, prioritas, dan apakah bisa ditumpuk dengan promo lain (bila tidak, promo berprioritas tertinggi yang berlaku). Hanya dengan voucher membuat promo aktif bila kodenya dimasukkan.
• Voucher: kode (huruf/angka) yang mengaktifkan satu promo, dengan kuota dan kedaluwarsa. Pemakaian dihitung otomatis dan dikembalikan bila transaksinya dibatalkan.

Promo, voucher, dan tukar poin tidak memerlukan persetujuan Manajer; hanya diskon manual di atas 10% yang memerlukannya.

8. Akun#

• Langganan: paket, masa uji coba, dan pemakaian vs batas (outlet, perangkat, produk).
• Keamanan Akun: aktifkan autentikasi dua langkah (TOTP) dengan aplikasi autentikator (Google Authenticator, Authy, dll.) dan simpan kode cadangan. Sangat disarankan untuk Owner.

9. Tips dan tanya jawab#